Wdrożenie ERP (Enterprise Resource Planning) wymaga od firmy cierpliwości oraz właściwego sposobu działania. Na co zwrócić uwagę i jak należy się przygotować, aby wdrożenie systemu zakończyło się sukcesem.
Oto poszczególne etapy oraz zasady skutecznego wdrażania ERP w firmie:
I. Założenia początkowe
Zanim przedsiębiorstwo zdecyduje się na wybór oprogramowania i firmy wdrożeniowej podstawą jest wyznaczyć problemy, z którymi boryka się firma np.: chaos informacyjny wynikający z nie odpowiedniego podziału zadań wśród pracowników.
II. Wybór systemu i partnera
Najistotniejszym elementem wyboru jest przede wszystkim sprawdzony system ERP oraz doświadczenie dostawcy jak również referencje klientów. Należy zwrócić uwagę na otwartość i komunikację zarówno ze strony dostawcy jak i firmy wdrażającej system
III. Diagnoza
Jest to wstępne rozpoznanie potrzeb klienta. Jakich modułów potrzebuje? Ile osób będzie pracowało na systemie? Który z modułów jest najważniejszy z punktu funkcjonowania organizacji?
IV. Analiza
Ogromne znaczenie dla właściwego zdefiniowania wymagań jest zaangażowanie w proces wdrożenia pracowników w firmie, którzy posiadają nie tylko wiedzę na temat aktualnych potrzeb, ale również potrafią spojrzeć szerzej na działanie firmy w przyszłości.
Proces analizy to opracowanie wymagań klienta oraz skonfrontowanie ich z wymaganiami systemowymi. Spisanie i weryfikacja procesów biznesowych w firmie ma na celu pomoc ekipie wdrożeniowej w rozwiązaniu dotychczasowych problemów bądź wprowadzeniu rozwiązania dedykowanego wyłącznie dla przedsiębiorstwa.
V. Projekt i budowa
Ważne, aby projekt był ściśle konsultowany z firmą oraz to, by projekt był wspólnym przedsięwzięciem dostawcy i firmy.
VI. Wdrożenie
Wersja testowa potrzeba do zweryfikowania wszystkich procesów w firmie oraz przystosowania pracowników z nowym systemem. Wersja testowa ułatwia późniejszą migrację firmy na docelowe oprogramowanie ERP, a faza testów pomaga uniknąć niepotrzebnych błędów i problemów.
VII. Szkolenie pracowników
W trakcie działania wersji testowej niezbędne jest prowadzenie szkoleń dla pracowników. Dzięki temu każdy, kto będzie pracował przy systemie ERP będzie bez problemów poruszał się w nowym środowisku.
VIII. Uruchomienie
Ostatnim etapem jest przejście na pracę w gotowym systemie ERP oraz okres opieki powdrożeniowej, podczas której upewniamy się, że system działa bez zarzutu i nie ma żadnych braków w funkcjonowaniu samej firmy.
Wdrożenie systemu informatycznego typu ERP to bezapelacyjnie korzyści dla firm niezależnie od jej wielkości, nawet najmniejsza firma może zyskać na wybranym zestawie modułów w przystępnej cenie.